Profesjonalne stopki email w Microsoft 365 – wdrożenie CodeTwo dla firm

Centralne zarządzanie stopkami email, podpisami pracowników, bannerami marketingowymi i notami prawnymi w Microsoft 365.

Pomagamy firmom wdrożyć CodeTwo Email Signatures 365 – rozwiązanie umożliwiające automatyczne dodawanie spójnych i profesjonalnych podpisów do wiadomości email wysyłanych przez pracowników.

Stopki mogą działać w Outlooku, Outlook Web App, na urządzeniach mobilnych oraz w wiadomościach wysyłanych z innych klientów pocztowych. Dzięki temu firma zachowuje jednolity wizerunek niezależnie od tego, skąd pracownik wysyła wiadomość.

Stopki email, które wyglądają tak samo u wszystkich pracowników

W wielu firmach każdy pracownik samodzielnie ustawia swoją stopkę w Outlooku. Z czasem pojawiają się różne formaty, nieaktualne numery telefonów, brak logo, stare stanowiska lub niepoprawne dane firmowe.

CodeTwo Email Signatures 365 pozwala zarządzać podpisami centralnie – z jednego miejsca dla całej organizacji Microsoft 365.

Dzięki wdrożeniu możesz:

• ujednolicić wygląd podpisów wszystkich pracowników,
• automatycznie pobierać dane użytkowników z Microsoft 365,
• dodawać logo, ikony social media i bannery promocyjne,
• stosować różne stopki dla działów, oddziałów lub marek,
• dodawać noty prawne i informacje wymagane w korespondencji,
• aktualizować stopki bez ingerencji użytkowników.

Co obejmuje wdrożenie CodeTwo Email Signatures 365?

Zapewniamy pomoc w przygotowaniu i uruchomieniu systemu podpisów email dla Twojej organizacji Microsoft 365.

Zakres wdrożenia może obejmować:

• analizę obecnych stopek i sposobu pracy użytkowników,
• konfigurację CodeTwo z tenantem Microsoft 365,
• dobór odpowiedniego trybu działania usługi,
• przygotowanie projektu profesjonalnej stopki email,
• podpięcie danych użytkowników, takich jak imię, nazwisko, stanowisko, telefon i adres email,
• konfigurację logo, ikon, bannerów i linków,
• utworzenie zasad dla działów, grup użytkowników lub skrzynek,
• konfigurację stopek dla nowych wiadomości oraz odpowiedzi,
• testy działania w Outlooku i na urządzeniach mobilnych,
• przekazanie instrukcji administratorowi lub dalszą obsługę przez ITserv.

CodeTwo Email Signatures 365 – jak to działa?

CodeTwo współpracuje ze środowiskiem Microsoft 365 / Exchange Online i pozwala automatycznie dobierać odpowiednią stopkę do konkretnej wiadomości oraz nadawcy.

Dostępne są trzy podstawowe tryby działania:

Tryb cloud – stopka dodawana automatycznie

Podpis jest dodawany po wysłaniu wiadomości, po stronie usługi chmurowej. Rozwiązanie sprawdza się wtedy, gdy firma chce mieć pewność, że stopka zostanie dodana również do wiadomości wysyłanych z telefonu lub innych aplikacji pocztowych.

Tryb Outlook – stopka widoczna podczas pisania wiadomości

Użytkownik widzi odpowiednią stopkę już podczas tworzenia wiadomości w Outlooku. Może od razu zobaczyć jej wygląd i, zależnie od konfiguracji, wybrać odpowiedni wariant podpisu.

Tryb combo – połączenie obu rozwiązań

Tryb łączony pozwala zapewnić użytkownikom podgląd stopki podczas pisania wiadomości, a jednocześnie zachować automatyczne działanie systemu również w innych scenariuszach wysyłki.

Dobieramy odpowiedni sposób działania do liczby użytkowników, wykorzystywanych skrzynek, urządzeń mobilnych oraz potrzeb organizacji.

Profesjonalne podpisy email dla Microsoft 365

Stopka email to nie tylko imię, nazwisko i numer telefonu. To element identyfikacji firmy, który pojawia się codziennie w setkach lub tysiącach wiadomości.

W ramach wdrożenia możemy przygotować stopki zawierające:

• logo firmy,
• dane kontaktowe pracownika,
• stanowisko i dział,
• adres siedziby lub oddziału,
• link do strony internetowej,
• ikony mediów społecznościowych,
• link do formularza kontaktowego lub umawiania spotkania,
• banner reklamowy lub informacyjny,
• wymagane informacje prawne,
• różne wersje językowe podpisów.

Stopki mogą być dopasowane do konkretnych użytkowników, działów, marek, oddziałów lub rodzaju korespondencji.

Bannery i komunikaty marketingowe w stopkach email

Każda wysłana wiadomość może być dodatkowym miejscem promocji usług, wydarzeń lub aktualnej oferty.

W stopkach CodeTwo można stosować bannery promujące między innymi:

• nową usługę lub produkt,
• aktualną promocję,
• szkolenie lub webinar,
• udział firmy w targach,
• rekrutację,
• ważny komunikat dla klientów,
• sezonową kampanię marketingową.

Zmiana bannera może zostać wykonana centralnie, bez konieczności proszenia pracowników o ręczne modyfikowanie podpisów.

Stopki dla skrzynek wspólnych i różnych nadawców

W firmach korzystających z Microsoft 365 pracownicy często wysyłają wiadomości nie tylko ze swoich kont, ale również ze skrzynek wspólnych, takich jak:

• biuro@firma.pl,
• kontakt@firma.pl,
• zamowienia@firma.pl,
• faktury@firma.pl,
• serwis@firma.pl.

Odpowiednia konfiguracja CodeTwo pozwala uporządkować podpisy również dla takich scenariuszy i dopasować ich wygląd do adresu, z którego faktycznie wysyłana jest wiadomość.

To szczególnie ważne w firmach, w których jeden pracownik obsługuje kilka skrzynek lub marek.

Najczęstsze problemy z firmowymi stopkami email

Pomagamy firmom, które spotykają się z problemami takimi jak:

• każdy pracownik ma inną stopkę,
• część wiadomości wysyłanych z telefonu nie zawiera podpisu,
• dane kontaktowe w podpisach są nieaktualne,
• pracownicy samodzielnie zmieniają wygląd stopek,
• brak jednolitego logo i identyfikacji wizualnej,
• brak not prawnych lub wymaganych informacji,
• trudność w aktualizacji podpisów dla wielu użytkowników,
• niepoprawne stopki przy wysyłaniu ze skrzynek wspólnych,
• potrzeba wykorzystania podpisów do promocji oferty firmy.

Dla jakich firm sprawdzi się CodeTwo Email Signatures 365?

Rozwiązanie jest przeznaczone dla organizacji korzystających z poczty w środowisku Microsoft 365 / Exchange Online.

CodeTwo szczególnie dobrze sprawdza się w firmach, które:

• posiadają kilku lub kilkudziesięciu pracowników,
• chcą ujednolicić komunikację email,
• korzystają ze wspólnych skrzynek pocztowych,
• mają kilka działów, oddziałów lub marek,
• regularnie zmieniają bannery lub komunikaty marketingowe,
• wymagają kontroli nad notami prawnymi,
• chcą ograniczyć ręczne działania użytkowników,
• potrzebują profesjonalnego wyglądu korespondencji firmowej.

Wdrożenie CodeTwo przez ITserv

Pomagamy nie tylko uruchomić usługę, ale również zaprojektować cały sposób wykorzystania podpisów email w firmie.

Proces wdrożenia może wyglądać następująco:

1. Analiza potrzeb

Ustalamy liczbę użytkowników, wykorzystywane adresy email, skrzynki wspólne, działy, marki oraz wymagania dotyczące wyglądu stopki.

2. Projekt stopki

Przygotowujemy układ podpisu zgodny z identyfikacją wizualną firmy: logo, dane kontaktowe, kolory, linki, bannery oraz ewentualne noty prawne.

3. Konfiguracja CodeTwo i Microsoft 365

Łączymy usługę z tenantem Microsoft 365, konfigurujemy reguły oraz dobieramy właściwy tryb działania: cloud, Outlook lub combo.

4. Testy

Sprawdzamy działanie stopek dla nowych wiadomości, odpowiedzi, wybranych użytkowników i skrzynek wspólnych.

5. Uruchomienie i wsparcie

Po akceptacji wdrażamy rozwiązanie dla wskazanych użytkowników oraz zapewniamy pomoc w późniejszych zmianach i rozbudowie konfiguracji.

CodeTwo a standardowe podpisy w Outlooku

Zwykła stopka ustawiona lokalnie w Outlooku zależy od konfiguracji konkretnego użytkownika i urządzenia. W większej firmie bardzo szybko prowadzi to do różnic w wyglądzie i problemów z aktualizacją danych.

CodeTwo pozwala zarządzać podpisami centralnie i stosować jednolite zasady dla całej organizacji. Administrator lub wyznaczona osoba może zmienić wygląd podpisu, banner albo dane dodatkowe bez konieczności ręcznej modyfikacji ustawień na komputerach pracowników.

Koszt wdrożenia CodeTwo Email Signatures 365

Koszt wdrożenia zależy od:

• liczby użytkowników,
• liczby wariantów stopek,
• wykorzystania skrzynek wspólnych,
• potrzeby przygotowania projektu graficznego,
• liczby reguł i wyjątków,
• zakresu późniejszej obsługi.

Licencje CodeTwo są rozliczane w modelu subskrypcyjnym według liczby użytkowników objętych usługą. Producent udostępnia również 14-dniową wersję testową.

Skontaktuj się z nami – przygotujemy propozycję wdrożenia dopasowaną do Twojej firmy.

Wdrożenia zdalne i obsługa firm

Wdrożenie CodeTwo Email Signatures 365 może zostać wykonane zdalnie, dlatego obsługujemy firmy z całej Polski.

Lokalnie działamy przede wszystkim na terenie:

• Nowego Sącza,
• Starego Sącza,
• Krakowa,
• Tarnowa,
• Limanowej,
• Krynicy-Zdroju,
• Nowego Targu,
• Zakopanego,
• województwa małopolskiego i podkarpackiego.

Pomagamy również firmom korzystającym już z Microsoft 365, które chcą uporządkować podpisy, skrzynki wspólne oraz sposób komunikacji email.