Podpis elektroniczny a sprawozdanie finansowe w KRS

Ten sposób rejestracji sprawozdań jest już wymagany ustawowo. Wszystkie spółki zarejestrowane w KRS mają obowiązek składania sprawozdania finansowego wyłącznie w formie elektronicznej. Nieodzowny do tego jest podpis kwalifikowany, aby sprawozdanie do KRS zostało złożone we właściwy sposób. Można także zrobić to z profilem zaufanym ePUAP. Sprawozdania, przyjęte przez organ nadzorczy, powinny być podpisane przez co najmniej jedną osobę upoważnioną do reprezentowania danego podmiotu, której numer PESEL jest ujawniony w KRS.

Pamiętaj, że jeśli chcesz złożyć do KRS roczne sprawozdanie finansowe albo poinformować, że twoja spółka nie ma obowiązku jego sporządzenia możesz to zrobić tylko przez Internet. W tym przypadku podpis elektroniczny do złożenia sprawozdania KRS jest nieodzowny.

Warto wiedzieć, że Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatnie narzędzie: Aplikację e-Sprawozdania Finansowe, do tworzenia sprawozdań finansowych przez podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS. Korzystając z tej aplikacji możesz mieć pewność, że plik sprawozdania finansowego będzie wygenerowany w wymaganym formacie i zgodnie z wymaganymi strukturami logicznymi, zatem podpis elektroniczny do KRS zostanie wykorzystany zgodnie z przeznaczeniem.

Postać elektroniczna jest obowiązkowa także dla następujących innych dokumentów wykorzystywanych podczas prowadzenia działalności gospodarczej:

• sprawozdanie z działalności;
• sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej;
• opinia biegłego rewidenta/ sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego;
• sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej;
• sprawozdanie z działalności jednostki dominującej;
• skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej.

Powyższe dokumenty należy przygotować w formie pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, np. w postaci pliku tekstowego, pliku graficznego lub mieszanego i podpisać elektronicznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.

Podpis elektroniczny a aukcje i przetargi publiczne

W ramach Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177) wprowadziła możliwość przeprowadzania przetargów i aukcji drogą elektroniczną. W tym przypadku dwa elementy: podpis elektroniczny i aukcje w pełni odpowiadają na wskazaną ustawę.

W celu rejestracji i identyfikacji wykonawców można stosować kwalifikowany podpis elektroniczny.

Podpis elektroniczny dla Aptek

W Aptekach podpis kwalifikowany stał się już powszechnym zjawiskiem. Apteki muszą przekazywać dane o obrocie produktów leczniczych do Głównego Inspektora Farmaceutycznego. W związku z tym apteki i inne podmioty farmaceutyczne potrzebują certyfikaty kwalifikowane dla osób reprezentujących podmiot oraz certyfikaty niekwalifikowane do autoryzacji przesyłanych raportów.

Oferujemy zarówno certyfikaty kwalifikowane, jak i certyfikaty niekwalifikowane. Nasze certyfikaty są zaprojektowane do użytku przez apteki, hurtownie farmaceutyczne i inne podmioty objęte obowiązkami raportowania.

GIIF

Cencert oferuje podpis elektroniczny do wykorzystania podczas relacji z GIIF – Generalny Inspektor Informacji Finansowej. Instytucja ta wdrożyła system informatyczny umożliwiający instytucjom elektroniczne przesyłanie danych do GIIF (www.mf.gov.pl). Przesyłane dane muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Kwalifikowany podpis elektroniczny w geodezji

Kwalifikowany podpis elektroniczny w geodezji – zgodnie z  rozporządzeniem Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 18 sierpnia 2020 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego każda dokumentacja powstająca w wyniku prac branży geodezyjnej docelowo powinna być opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Najważniejszymi cechami nowego rozporządzenia są zmiany związane z nowymi regulacjami prawnymi w zakresie geodezji i kartografii oraz wspieranie informatyzacji państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.

Podpis elektroniczny kwalifikowany dla JPK

Ministerstwo Finansów, pragnąc uszczelnić system podatkowy w Polsce, wprowadziło tzw. Jednolity Plik Kontrolny (JPK). Przedsiębiorcy często zadają sobie podstawowe pytania: jaki jest cel wprowadzenia tego typu rozwiązania. Jaka jest też struktura JPK, a także kto i od kiedy jest zobligowany do jego przekazania? Spróbujemy wyjaśnić to poniżej.  Uwzględnimy także narzędzia jakim jest podpis elektroniczny, tak często wykorzystywany podczas pracy.

Czym jest JPK?

Plik ten został wprowadzony art. 193a ordynacji podatkowej i dla części podmiotów obowiązuje już od 1 lipca 2016 roku. Przez JPK rozumiemy zatem księgi i dokumenty księgowe, które są prowadzone za pomocą programów komputerowych w odpowiednim formacie, a co z tym związane przekazywane na żądanie organu podatkowego. Niemniej jednak do momentu, gdy urząd skarbowy nie poprosi podatnika o przekazanie danych w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego, podatnik powinien je generować i przechowywać.

Z jakiego powodu został wprowadzony JPK?

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że celem wprowadzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego jest umożliwienie podatnikom przekazywania informacji organom podatkowym w formie elektronicznej. Plik ten pozwala na skrócenie czasu wykonywanych czynności, zmniejszenie ich uciążliwości, a w efekcie ograniczenia ich kosztów.

Niemniej jednak najistotniejszym celem dla jakiego został wprowadzony Jednolity Plik Kontrolny jest skrócenie czasu kontroli podatkowej oraz poprawa jej wyników. System ten pozwoli urzędnikom przede wszystkim na łatwe zlokalizowanie tzw. pustych faktur.

W niebudzących wątpliwości przypadkach ta forma udostępniania informacji pozwoli odstąpić od kontroli. Związane jest to z tym, że JPK obejmuje bowiem nie tylko rozliczenie podatku od towarów i usług, lecz także inne podatki oraz szeroko rozumianą weryfikację ksiąg rachunkowych i ewidencji podatkowych.

Jednolity Plik Kontrolny – jakie niesie korzyści

Wprowadzenie Jednolitego Pliku Kontrolnego wiąże się z korzyściami zarówno po stronie organu podatkowego, jak i samych podatników:

• odejście od papierowych wydruków
• dostęp do danych w formacie umożliwiającym szybką analizę
• automatyzacja
• ułatwienia dla audytorów (zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych)
• szybsza (niż do tej pory) kontrola podatkowa.

Dane w postaci omawianego formularza mogą być przekazywane do urzędu skarbowego on-line, ale muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który zagwarantuje bezpieczeństwo plików i zabezpieczy przed jakimikolwiek zmianami. Rozwiązanie jakim jest podpis elektroniczny dla JPK ułatwia codzienną pracę. Jednolity Plik Kontrolny i podpis elektroniczny dla JPK – kliknij w poniższe linki, aby dowiedzieć się więcej.

Dodatkowe informacje dostępne są także tutaj

Podpis elektroniczny i e-deklaracje

Postaramy się udzielić kilku najważniejszych informacji. Od 1 stycznia 2015 r. każdy podmiot zatrudniający więcej niż pięciu pracowników jest zobligowany do składania deklaracji PIT-11, CIT-8 oraz IFT-2 wyłącznie w formie elektronicznej.

Do przesyłania deklaracji podatkowych bezpośrednio z portalu e-deklaracje osoba upoważniona do składania e-deklaracji (z wykorzystaniem e-podpis) powinna nabyć zestaw do e-podpis zawierający: certyfikat kwalifikowany, kartę kryptograficzną, czytnik kart.

Zastanawiasz się jak składać e-deklaracje? Pamiętaj, że możesz zrobić to na kilka sposobów. e-deklaracje i podpis elektroniczny możesz wdrożyć między innymi za pomocą:

Formularza interaktywnego

Aby to zrobić:

• wejdź w zakładkę e-deklaracje na stronie podatki.gov.pl
• wybierz interesujący cię podatek i pobierz odpowiedni formularz
• wypełnij formularz
• podpisz go podpisem kwalifikowanym albo danymi autoryzującymi
• pobierz i zachowaj Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO)

Ważne, aby pamiętać: e-deklaracje są powiązane z podpis elektroniczny.

Modułu systemu finansowo-księgowego

Przy wykorzystaniu odpowiednich aplikacji (modułów) możesz wysyłać e-deklaracje drogą elektroniczną, bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych oraz automatycznie podpisać elektronicznie wszystkie przesyłane deklaracje. Wykorzystaj e-podpis.

Aby to zrobić:

• pobierz właściwą strukturę logiczną z sekcji Struktury dokumentów XML
• wypełnij i wyślij dokument ze swojej aplikacji
• pobierz i zachowaj Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO)

Uniwersalnej Bramki Dokumentów (UBD)

Aby to zrobić:

• uruchom odpowiednią aplikację (moduł) zgodnie ze specyfikacją Wejścia – Wyjścia  dostępną w zakładce – Dokumentacja IT
• wypełnij formularz
• podpisz go podpisem kwalifikowanym lub danymi autoryzującymi
• wyślij dokument do UBD
• pobierz i zachowaj Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO)

Każde działanie podczas wykorzystania e-deklaracje jest związane z podpis elektroniczny.

Aby prawidłowo wysyłać formularze, zainstaluj w systemie:

1. Zestaw do składania podpisu elektronicznego (czytnik i oprogramowanie do e-podpis) – w przypadku wysyłania formularzy podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Pamiętaj, aby wykorzystać e-podpis.
2. Program Adobe Reader dostępny nieodpłatnie na stronie Adobe. Interaktywne formularze wymagają co najmniej wersji 9.0.0.
3. Wtyczkę (plug-in) niezbędną do wysyłania drogą elektroniczną dokumentów podatkowych, wypełnianych w interaktywnych formularzach w formacie PDF

Zaświadczenia lekarskie a e-podpis.

Wystawiane zaświadczenia lekarskie w formie dokumentu elektronicznego można uwierzytelnić certyfikatem kwalifikowanym. Wykorzystanie narzędzia jakim jest e-podpis znacznie usprawnia codzienną pracę lekarzy.

Podpis elektroniczny kwalifikowany w kontaktach z ZUS

W kontaktach z ZUS można wykorzystywać kwalifikowany podpis elektroniczny i kwalifikowane certyfikaty na potrzeby obsługi programu Płatnik.

Program Płatnik umożliwia płatnikom składek tworzenie, weryfikację i wysyłanie do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych. Program jest bezpłatny.

Główne funkcje programu Płatnik wyglądają następująco:

Podpis elektroniczny a dokumentacja medyczna

Od 28 czerwca 2007 r. wszystkie zakłady opieki zdrowotnej mogą sporządzać dokumentację medyczną w formie elektronicznej, zatem podpis elektroniczny staje się coraz bardziej powszechny.

Najlepszym sposobem na zapewnienie integralności dokumentu elektronicznego, a także identyfikacji osoby udzielającej świadczenia zdrowotnego jest kwalifikowany podpis elektroniczny.

Podstawą prawną jest Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 21 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej w zakładach opieki zdrowotnej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz.U. 2010 nr 252 poz. 1697).

Kwalifikowany podpis elektroniczny w budownictwie

Od 1 lipca 2021 roku budownictwo przekroczyło kolejny etap cyfryzacji. Jest szybciej, łatwiej, bez ton akt, ich drukowania, czy bindowania; jest więc także bardziej „eko”. Za wdrażanie cyfryzacji w budownictwie odpowiada Generalny Urząd Nadzoru Budowlanego (GUNB).

W sierpniu 2020 roku uruchomiony został oficjalny serwis do składania wniosków w procesie budowlanym: https://e-budownictwo.gunb.gov.pl – wspólna inicjatywa Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii oraz GUNB. Serwis umożliwia elektroniczne wypełnienie i składanie wniosków związanych z budową. To idealne rozwiązanie dla wszystkich, którzy chcą załatwić sprawy urzędowe online, bez wychodzenia z domu, bez kolejek, czy bez dodatkowej konieczności spotkań, co szczególnie dzisiaj, w czasach pandemii wydaje się rozwiązaniem bardzo optymalnym.

29 czerwca 2021 r. w Dzienniku Ustaw zostały opublikowane nowe rozporządzenia związane z projektem cyfryzacji procesu inwestycyjno-budowlanego:

• Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 25 czerwca 2021 r. w sprawie wzoru oświadczenia o posiadanym prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane.
• Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 25 czerwca 2021 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu i formy projektu budowlanego.

Dzięki czerwcowym rozporządzeniom liczba i zakres wniosków do elektronicznej realizacji  został znacznie powiększony. Aby skorzystać z możliwości, jakie zapewnia serwis e-budownictwo, należy przede wszystkim założyć na nim swoje indywidualne konto, za pomocą którego będzie możliwość wykonywania poszczególnych działań. Co ważne, użytkownicy serwisu otrzymali do dyspozycji dodatkowy panel do zarządzania formularzami, który podpowiada, jak poprawnie wypełnić dany dokument.

Jakie wnioski możemy wysłać w sposób online, czyli gdzie możemy wykorzystać podpis elektroniczny?

Obecnie w serwisie dostępnych jest ponad dwadzieścia dokumentów, w tym ten najbardziej popularny – wniosek o pozwolenie na budowę. GUNB zapowiada, że na platformie systematycznie pojawiać będą się kolejne dokumenty.

• Zgłoszenie robót budowlanych (PB-2)
• Wniosek o pozwolenie na budowę (PB-1)
• Zawiadomienie o zakończeniu budowy domu jednorodzinnego (PB-16a)
• Zgłoszenie budowy lub przebudowy domu jednorodzinnego (PB-2a)
• Wniosek o pozwolenie na użytkowanie (PB-17)
• Wniosek o pozwolenie na budowę tymczasowego budynku (PB-8)
• Wniosek o wydanie decyzji o zmianie pozwolenia na budowę (PB-7)
• Wniosek o wydanie odrębnej decyzji o zatwierdzeniu projektu zagosp. działki lub terenu (PB-6)
• Zawiadomienie o zakończeniu budowy (PB-16)
• Wniosek o pozwolenie na użytkowanie – przed zakończeniem budowy (PB-17a)
• Wniosek o uproszczoną legalizację (PB-15)
• Wniosek o wyłączenie niektórych obowiązków kierownika budowy (PB-13)
• Wniosek o legalizację (PB-19)
• Wniosek o pozwolenie na rozbiórkę (PB-3)
• Zgłoszenie rozbiórki (PB-4)
• Wniosek o przeniesienie decyzji o pozwoleniu na budowę (PB-9)
• Wniosek o przeniesienie decyzji o pozwoleniu na wznowienie robót budowlanych (PB-10)
• Wniosek o przeniesienie praw i obowiązków wynikających ze zgłoszenia (PB-11)
• Zawiadomienie o zamierzonym terminie rozpoczęcia robót budowlanych (PB-12)
• Wniosek o wejście na sąsiadujący teren (PB-14)
• Wniosek o sporządzenie planu miejscowego lub o zmianę planu miejscowego
• Zgłoszenie zmiany sposobu użytkowania budynku (PB-18)
• Oświadczenie o posiadanym prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane