Jak zaplanować spotkanie w Outlook przy użyciu Asystenta planowania

Asystent planowania w Outlook pomaga w szybkim ustaleniu dogodnego terminu spotkania dla wielu uczestników. Funkcja ta pokazuje dostępność poszczególnych osób i ułatwia znalezienie wolnego okna czasowego, bez konieczności wymiany wielu wiadomości e-mail.

Poniżej instrukcja krok po kroku:

1. Otwórz program Outlook na komputerze.

2. Przejdź do zakładki Kalendarz.

3. Wybierz Nowe spotkanie.

4. W polu Do wpisz osoby, które chcesz zaprosić. Możesz dodać pojedyncze osoby lub grupy.

5. Przejdź do zakładki Asystent planowania, znajdującej się w górnym menu okna spotkania.

6. Outlook wyświetli siatkę dostępności uczestników. Zielone pola oznaczają dostępność, a szare lub niebieskie zajętość.

7. Przesuwając pasek czasu, wybierz odpowiedni termin, w którym większość lub wszyscy uczestnicy są dostępni.

8. Po ustaleniu terminu przejdź z powrotem do zakładki Spotkanie, uzupełnij temat, lokalizację i treść zaproszenia.

9. Kliknij Wyślij, aby wysłać zaproszenie do uczestników.

Dodatkowe informacje:

• Aby Asystent planowania działał poprawnie, wszyscy uczestnicy muszą korzystać z kalendarzy Microsoft 365 i mieć je udostępnione w zakresie dostępności.

• Jeśli uczestnik nie udostępnia kalendarza, jego dostępność może być niewidoczna.

• Po wysłaniu zaproszenia uczestnicy otrzymają powiadomienie i będą mogli zaakceptować lub odrzucić zaproszenie.

• Spotkanie pojawi się automatycznie w kalendarzach zaakceptowanych uczestników.