1) Przygotuj sposób uwierzytelnienia

Wystarczy jedno z poniższych:

• Profil Zaufany (dla osób fizycznych, np. właściciel JDG lub członek zarządu),

• Podpis kwalifikowany z numerem NIP/PESEL w certyfikacie,

• Pieczęć kwalifikowana (dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi). 

• Podpis oraz pieczęć kwalifikowaną kupisz na cencert.pl a odbierzesz w punkcie ITserv.pl!
  
  W KSeF działa model uprawnień: podatnik i osoby przez niego upoważnione po uwierzytelnieniu mogą wystawiać/odbierać e-faktury. Krajowy System e-Faktur

• 2) Wejdź do KSeF i uwierzytelnij się

  • Zaloguj się przez e-Urząd Skarbowy/KSeF i potwierdź tożsamość jednym z ww. sposobów.

  • Po zalogowaniu masz dostęp do funkcji (wystawianie, odbieranie, przeglądanie).

  3) Nadaj uprawnienia (opcjonalnie: pracownik/biuro rachunkowe)

  Masz dwa tryby:

  • Elektronicznie w KSeF – zalogowany podatnik nadaje uprawnienia wskazanym osobom (zakres wg potrzeb).

  • Formularz ZAW-FA – gdy osoba nie może zalogować się sama (np. brak PZ/podpisu), podatnik składa zawiadomienie o nadaniu/odebraniu uprawnień. Krajowy System e-Faktur

  4) Wygeneruj token (jeśli integrujesz program FK lub WMS/ERP)

  Po pierwszym zalogowaniu podatnik (lub uprawniony) może wygenerować token dostępowy do API KSeF i przypisać mu zakres (np. wystawianie/odczyt). Token służy aplikacjom – użytkownik końcowy dalej loguje się normalnie. Krajowy System e-Faktur

  Różnice: JDG vs spółka

  JDG (osoba fizyczna)

  • Właściciel loguje się PZ lub podpisem i od razu ma pełne uprawnienia.

  • Może nadać uprawnienia pracownikom/biuru (online lub ZAW-FA). Krajowy System e-Faktur

  Spółka (np. z o.o.)

  • Członek zarządu uprawniony do reprezentacji loguje się PZ/podpisem (z właściwym NIP/PESEL), po czym może nadać uprawnienia pozostałym osobom lub księgowości (online/ZAW-FA).

  • Jeśli reprezentant nie może się uwierzytelnić elektronicznie, składa się ZAW-FA z nadaniem uprawnień wskazanej osobie

Co jeszcze warto wiedzieć (stan na październik 2025)

• Ministerstwo publikuje Podręcznik KSeF 2.0 z kompletną instrukcją startu i obsługi (część I – rozpoczęcie korzystania). 

• Harmonogram wdrożenia (KSeF 2.0, obowiązkowe e-fakturowanie): ministerialne materiały wskazują nową oś czasu i sekcję „KSeF krok po kroku”. Zawsze sprawdzamy aktualny komunikat MF, bo daty były przesuwane.

Mini-checklista „żeby firma mogła korzystać z KSeF”

1. Właściciel/zarząd ma Profil Zaufany lub podpis/pieczęć kwalifikowaną (z prawidłowym NIP/PESEL). Gov.pl

2. Logujesz się do KSeF (e-US/KSeF) i potwierdzasz tożsamość. Gov.pl

3. Nadajesz uprawnienia pracownikom/biuru – online lub przez ZAW-FA. Krajowy System e-Faktur

4. Generujesz token do integracji z programem księgowym (jeśli potrzebny). Krajowy System e-Faktur

5. Testujesz na sandboxie lub wg Podręcznika 2.0 i ustalacie procedury wewnętrzne (numery, role, archiwizacja).